Alte Befunde in die ePA: Was die Kasse digitalisieren muss

Alte Befunde kommen nicht automatisch in die elektronische Patientenakte (ePA). Auf deinen Antrag muss deine Krankenkasse aber Papierbefunde und Arztbriefe digitalisieren und in die ePA einstellen, zweimal innerhalb von 24 Monaten und jeweils bis zu zehn Dokumente (§ 350a SGB V). Die Befunde musst du dafür selbst in der Hand haben, und genau das ist meist der schwierige Teil.

Warum alte Befunde in der ePA fehlen

Die ePA für alle gibt es seit dem 15. Januar 2025 (§ 342 Abs. 1 SGB V). Praxen und Kliniken müssen sie seit dem 1. Oktober 2025 befüllen, aber nur mit Daten aus der aktuellen Behandlung, die elektronisch vorliegen (§ 347 Abs. 1 und 2 SGB V). Ältere Befunde dürfen sie einstellen, müssen es aber nicht. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt klar: Informationen in Papierform müssen Praxen nicht einpflegen.

Die Folge: Diagnosen, OP-Berichte, Entlassbriefe oder Laborwerte aus früheren Jahren fehlen in den meisten Akten. Welche Pflichten Praxen genau haben, erklärt der Ratgeber Muss dein Arzt die ePA befüllen?. Was in deiner Akte voraussichtlich fehlt, zeigt dir der ePA-Check in wenigen Fragen.

Was § 350a SGB V dir gibt: Die Krankenkasse digitalisiert Befunde

Sobald deine ePA bereitsteht, hast du gegen deine Krankenkasse einen Anspruch darauf, dass sie medizinische Informationen auf Papier digitalisiert und über den ePA-Anbieter in deine Akte einstellt.

Die erlaubten Dokumente ergeben sich aus dem Verweis auf § 341 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. a und d SGB V. Impfdokumentation, Mutterpass, Kinderuntersuchungsheft oder Zahn-Bonusheft stehen dort unter eigenen Nummern und sind vom Wortlaut nicht erfasst.

Deine Kasse muss dich über den Anspruch und das Verfahren umfassend und leicht verständlich informieren (§ 350a Abs. 3 SGB V). Findest du auf ihrer Website nichts, frag beim Kundenservice oder bei der ePA-Ombudsstelle deiner Kasse nach.

Drei Wege, Papierbefunde in die ePA zu digitalisieren

Antrag bei der Kasse. Du erfragst das Verfahren (Post, Upload oder zentrale Stelle), wählst die Dokumente aus und willigst ein. Zehn Dokumente sind schnell erreicht. Welche Unterlagen für künftige Behandlungen am meisten Kontext geben, besprich im Zweifel mit deiner Ärztin oder deinem Arzt.

Selbst hochladen. Eigene Dokumente sind in der ePA „Gesundheitsdaten, die durch den Versicherten zur Verfügung gestellt werden“ (§ 341 Abs. 2 Nr. 6, § 337 Abs. 1 SGB V). Die gematik schreibt ausdrücklich, dass Versicherte Altbefunde selbst einscannen und hochladen können. Dafür brauchst du die App deiner Kasse, wie das geht, steht im Ratgeber ePA einrichten.

Über die Praxis. Eine Praxis darf ältere Befunde einstellen, die sie selbst elektronisch erhoben hat, wenn sie das für deine Versorgung für erforderlich hält (§ 347 Abs. 2 SGB V). Auf dein Verlangen muss sie elektronische Abschriften deiner Behandlungsakte einstellen (§ 347 Abs. 5 SGB V). Bei reinen Papierakten stößt das an Grenzen.

Warum das Einsammeln alter Befunde so aufwendig ist

Alle drei Wege setzen voraus, dass du die Papierbefunde hast. Die liegen aber selten im eigenen Ordner, sondern verteilt in Praxen und Kliniken der letzten Jahre. Dein Recht ist klar: Nach § 630g Abs. 1 BGB bekommst du Abschriften deiner vollständigen Behandlungsakte, auch elektronisch, die erste kostenlos. Der Weg dahin kostet trotzdem Zeit:

• Wo warst du überhaupt? An Praxen von vor sieben Jahren, eine Vertretung im Urlaub oder die Radiologie nach dem Unfall erinnert sich kaum jemand. Verlässlich herausfinden lässt sich das nur über deine Krankenkasse, die dich auf Antrag über die abgerechneten Leistungen informieren muss (§ 305 Abs. 1 SGB V). Auch das ist ein eigener Antrag mit Wartezeit.
• Eine Anfrage pro Praxis. Jede Praxis, jedes Krankenhaus und jedes Labor bekommt ein eigenes Schreiben. Bei mehreren Fachärztinnen, Fachärzten und Kliniken kommen schnell einige Schreiben zusammen.
• Identitätsprüfung. Viele Praxen wollen sicher sein, dass die Anfrage wirklich von dir kommt, und fragen nach Ausweiskopie oder Unterschrift.
• Post, Fax, Rückfragen. Antworten kommen oft per Post, manche Praxen arbeiten mit Fax, andere rufen zurück. Bis zur Antwort können Wochen vergehen.
• Fristen und Erinnerungen. Reagiert eine Praxis nicht, musst du nachhaken. Für die Datenschutz-Auskunft gilt in der Regel ein Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), danach folgen Erinnerung und Eskalation.
• Teilantworten. Statt der ganzen Akte kommt manchmal nur der letzte Arztbrief, Bildgebung kommt auf CD.
• Geschlossene Praxen und Fristen. Praxen müssen die Akte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren, soweit keine anderen Fristen gelten (§ 630f Abs. 3 BGB). Ältere Unterlagen können vernichtet sein, bei geschlossenen Praxen musst du erst herausfinden, wer die Akten hat. Mehr dazu im Ratgeber Praxis geschlossen: Wo ist meine Patientenakte?.

Erst danach kannst du die besten zehn Dokumente für die Kasse auswählen. Einen fertigen Brief für die Anfrage bei der Praxis erstellt der Musterschreiben-Generator.

Was nicht in deiner ePA steht, also ältere Befunde und Unterlagen aus anderen Praxen, holt anomalie für dich: Nach einer einmaligen Vollmacht fragt anomalie zuerst bei deiner Krankenkasse nach, wo du behandelt wurdest, fordert die Unterlagen bei jeder Praxis nach § 630g BGB und Art. 15 DSGVO an und hakt nach der Monatsfrist automatisch nach. anomalie ist keine ePA-App und stellt nichts in deine ePA ein.

anomalie übernimmt das

Du gibst einmal frei. Wir holen deine Befunde, auch die von vor Jahren.

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   Einmal freigebenDu erteilst in der App eine Vollmacht. Damit darf anomalie deine Unterlagen in deinem Namen anfordern.
2. 2
   Praxen findenanomalie fragt zuerst deine Krankenkasse nach deiner Leistungsübersicht. Daraus ergibt sich, bei welchen Praxen und Kliniken du warst, auch die, an die du dich nicht erinnerst.
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   Anfragen und dranbleibenJede Praxis bekommt ein Schreiben nach § 630g BGB und Art. 15 DSGVO. Kommt nichts, erinnert anomalie automatisch und besteht auf der Monatsfrist.
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   Alles an einem OrtAntworten per E-Mail oder Fax landen direkt in deinem Health Profile, Briefe scannst du mit der App. anomalie liest die Werte aus und ordnet sie.

Kein Faxgerät, kein Nachtelefonieren, keine Fristen im Kalender.

Befunde anfordern lassen

Grenzen von § 350a SGB V

• Nur Papier. Der Anspruch gilt für medizinische Informationen in Papierform. Eine CD mit Röntgenbildern oder eine PDF-Datei fällt nicht darunter, PDFs kannst du aber selbst hochladen.
• Sichtbarkeit. Was in der ePA liegt, können Praxen, Kliniken und Apotheken im Behandlungskontext sehen. Sensible alte Befunde kannst du so verbergen, dass nur du sie siehst (§ 342 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. v SGB V).
• Kassenwechsel. Die ePA muss deine Daten in die Akte der neuen Kasse übertragen können (§ 342 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. o SGB V). Digitalisierte Altbefunde sollen also mitwandern.
• Wenig Erfahrungswerte. Der GKV-Spitzenverband sollte dem Bundesgesundheitsministerium zum 1. April 2026 über die Nutzung des Anspruchs berichten (§ 350a Abs. 4 SGB V). Öffentliche Zahlen dazu haben wir bis zum Redaktionsschluss nicht gefunden.

Was die ePA sonst kann und was nicht, erklärt unsere Seite zur elektronischen Patientenakte.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine ärztliche oder rechtliche Beratung. So arbeitet unsere Redaktion