Praxis geschlossen oder Arzt im Ruhestand: Wo ist deine Patientenakte?

Wenn deine Arztpraxis geschlossen hat, ist deine Patientenakte nicht weg. Ärztinnen und Ärzte müssen ihre Unterlagen auch nach der Praxisaufgabe zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren oder in „gehörige Obhut“ geben, etwa an eine Nachfolgepraxis oder einen Archivdienst (§ 10 Abs. 4 Musterberufsordnung). Dein Recht auf eine kostenlose erste Kopie bleibt bestehen, und weißt du nicht, wo die Akte liegt, vermittelt die Landesärztekammer.

Wer deine Akte nach der Praxisauflösung hat

Die Pflicht zur Aufbewahrung endet nicht mit der Praxis. § 10 Abs. 4 der Musterberufsordnung, die die Landesärztekammern in ihr Berufsrecht übernehmen, verlangt: Nach Aufgabe der Praxis müssen Ärztinnen und Ärzte ihre Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde weiter aufbewahren oder dafür sorgen, dass sie in gehörige Obhut kommen. Daraus ergeben sich vier typische Fälle:

Arzt im Ruhestand, Nachfolge oder verstorben: die Fälle im Detail

Nachfolgepraxis: Übernimmt eine Kollegin die Praxis, nimmt sie die alten Akten in Obhut. Sie muss sie unter Verschluss halten und darf sie nur mit deiner Einwilligung einsehen oder weitergeben (§ 10 Abs. 4 Satz 2 MBO-Ä). Deine Akte wandert also nicht automatisch in die neue Praxisverwaltung. Fragst du dort nach einer Kopie, ist das deine Einwilligung.

Arzt im Ruhestand ohne Nachfolge: Die Akten lagern dann oft bei der Ärztin selbst oder bei einem spezialisierten Archivdienst. Die Verantwortung bleibt bei ihr. Deine Anfrage richtest du an die frühere Ärztin, auch wenn am Ende ein Dienstleister die Kopie verschickt.

Arzt verstorben: Die Aufbewahrungspflicht stirbt nicht mit. Nach der Darstellung im Deutschen Ärzteblatt übernehmen die Erben die Pflicht, die Akten zu verwahren. Oft geben sie sie an eine Kollegin oder einen Archivdienst ab.

Röntgenunterlagen: Für Röntgenbilder, CT-Daten und die Aufzeichnungen dazu kann die zuständige Behörde bei einer Praxisaufgabe verlangen, dass sie bei einer von ihr bestimmten Stelle hinterlegt werden (§ 85 Abs. 2 StrlSchG). Bilder liegen also nicht unbedingt dort, wo der Rest der Akte ist. Was du bei Bilddaten beachten solltest, steht im Ratgeber Röntgenbilder und CT-Aufnahmen anfordern.

So findest du die Akte: der Weg im Überblick

Am Anfang steht die Frage, wo du überhaupt behandelt wurdest und wann. Fehlen dir Namen oder Zeiträume, muss dir deine Krankenkasse auf Antrag mitteilen, welche Leistungen sie für dich abgerechnet hat (§ 305 Abs. 1 SGB V). Wie das funktioniert, erklärt der Ratgeber Leistungsübersicht der Krankenkasse anfordern.

Danach gehst du die Spuren der Reihe nach durch: Nachfolgepraxis am alten Standort, ein Hinweis an der Tür oder auf der früheren Website, die frühere Ärztin selbst. Kommst du nicht weiter, fragst du die Landesärztekammer. Steht fest, wer die Akte hat, forderst du schriftlich eine Kopie an. Eine Vorlage dafür findest du bei unseren Musterschreiben für Befundanfragen. Wer für die Akte verantwortlich ist, muss in der Regel innerhalb eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Bei Zahnärzten hilft die Landeszahnärztekammer, bei Psychotherapeutinnen die Psychotherapeutenkammer deines Bundeslands.

Landesärztekammern nach Bundesland

Zuständig ist die Kammer des Bundeslands, in dem die Praxis lag. Nordrhein-Westfalen hat zwei Kammern, je nach Landesteil.

Schreib der Kammer, welche Ärztin du suchst, wo die Praxis war und in welchem Zeitraum du dort behandelt wurdest. Medizinische Details brauchst du dafür nicht.

Warum die Suche nach einer geschlossenen Praxis Zeit kostet

Rechtlich ist die Lage klar. Praktisch ist die Suche nach einer Akte aus einer aufgelösten Praxis oft eine Kette aus Briefen und Wartezeiten:

• Du weißt nicht, wer die Akte hat. Eine Nachfolgepraxis ist leicht zu finden, eine Ärztin im Ruhestand, ein Archivdienst oder die Erben nicht. Telefonnummern gibt es nicht mehr, und Post an die alte Praxisanschrift kann zurückkommen.
• Die Kammer vermittelt nur. Die Ärztekammer Berlin etwa leitet deine Anfrage per Post an die genannte Ärztin weiter und bittet sie, sich bei dir zu melden. Sie stellt klar, dass sie selbst nicht für die Aufbewahrung zuständig ist. Bis sich jemand meldet, können Wochen vergehen.
• Jede Stelle braucht eine eigene Anfrage. Waren über die Jahre mehrere Praxen betroffen, schreibst du jede einzeln an. Röntgenbilder liegen eventuell bei einer anderen Stelle als der Rest der Akte.
• Antworten kommen per Post. Archivdienste und Praxen im Ruhestand schicken Kopien meist auf Papier, manchmal Bilddaten auf CD. Vor dem Versand wollen viele Stellen sicher sein, dass die Anfrage wirklich von dir kommt.
• Die Frist läuft weiter. Liegt deine letzte Behandlung acht oder neun Jahre zurück, bleibt nicht viel Zeit, bis die Akte rechtmäßig vernichtet werden darf. Bleibt eine Antwort aus, musst du nach einem Monat erinnern und nachhaken.

Wer das selbst macht, schafft es. Es braucht aber Geduld, eine Liste und einen Kalender für Fristen.

anomalie übernimmt diese Arbeit nach einer einmaligen Vollmacht: anomalie fragt zuerst deine Krankenkasse nach § 305 SGB V, bei welchen Praxen du warst, schreibt jede davon nach § 630g BGB und Art. 15 DSGVO an erinnert automatisch und hakt nach Ablauf der Monatsfrist nach. Antworten per E-Mail oder Fax landen in deinem Health Profile, Briefe per Post scannst du mit der App.

anomalie übernimmt das

Du gibst einmal frei. Wir holen deine Befunde, auch die von vor Jahren.

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   Einmal freigebenDu erteilst in der App eine Vollmacht. Damit darf anomalie deine Unterlagen in deinem Namen anfordern.
2. 2
   Praxen findenanomalie fragt zuerst deine Krankenkasse nach deiner Leistungsübersicht. Daraus ergibt sich, bei welchen Praxen und Kliniken du warst, auch die, an die du dich nicht erinnerst.
3. 3
   Anfragen und dranbleibenJede Praxis bekommt ein Schreiben nach § 630g BGB und Art. 15 DSGVO. Kommt nichts, erinnert anomalie automatisch und besteht auf der Monatsfrist.
4. 4
   Alles an einem OrtAntworten per E-Mail oder Fax landen direkt in deinem Health Profile, Briefe scannst du mit der App. anomalie liest die Werte aus und ordnet sie.

Kein Faxgerät, kein Nachtelefonieren, keine Fristen im Kalender.

Befunde anfordern lassen

Deine Rechte gelten weiter

Mit der Schließung der Praxis ändern sich deine Rechte nicht. Du hast Anspruch auf Einsicht in deine vollständige Behandlungsakte und auf Kopien, auch elektronisch. Die erste Kopie ist kostenlos (§ 630g Abs. 1 BGB in der Fassung seit 6. Februar 2026, Art. 15 Abs. 3 DSGVO), auch wenn ein Archivdienst die Akte verwahrt. Einen Grund musst du nicht nennen.

Antwortet niemand oder wird dir die Kopie verweigert, kannst du dich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde deines Bundeslands beschweren (Art. 77 DSGVO). Welche Schritte davor sinnvoll sind, steht im Ratgeber Arzt gibt Befunde nicht heraus.

Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist

Auch nach einer Praxisaufgabe gilt die normale Frist: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 MBO-Ä). Liegt deine letzte Behandlung länger zurück, kann die Akte rechtmäßig vernichtet worden sein. Ausnahmen gibt es vor allem bei Röntgen und Strahlentherapie. Alle Sonderfristen in einer Tabelle findest du im Ratgeber Aufbewahrungsfrist der Patientenakte.

Fragen lohnt sich trotzdem: Die zehn Jahre sind eine Mindestfrist, und manche Verwahrer bewahren länger auf.

Damit es beim nächsten Mal einfacher ist

Eine Praxis, die heute geöffnet hat, kann in ein paar Jahren schließen. Kopien wichtiger Unterlagen früh zu sichern, besonders Arztbriefe, OP-Berichte und Bildgebung, erspart dir die Suche. Die elektronische Patientenakte hilft dabei nur begrenzt: Praxen stellen dort neue Befunde ein, ältere Unterlagen fehlen meist. Mehr dazu auf unserer Seite zur elektronischen Patientenakte.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine ärztliche oder rechtliche Beratung. So arbeitet unsere Redaktion