ePA-Pflicht für Ärzte: Was Praxen hochladen müssen

Ja, aber nur eingeschränkt. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Praxen mit Kassenzulassung und zugelassene Krankenhäuser die elektronische Patientenakte (ePA) befüllen, und zwar mit Laborbefunden, Befundberichten und elektronischen Arztbriefen aus der aktuellen Behandlung, sofern diese elektronisch vorliegen. Alte Befunde müssen sie nicht nachtragen, auf dein Verlangen aber zusätzliche Daten einstellen.

Seit wann die ePA-Befüllung Pflicht ist

Die ePA für alle gibt es seit dem 15. Januar 2025 (§ 342 Abs. 1 SGB V). Seit dem 1. Oktober 2025 sind laut Bundesgesundheitsministerium alle Leistungserbringer verpflichtet, die ePA zu nutzen und mit den gesetzlich festgelegten Daten aus der Behandlung zu befüllen. Die Pflichten stehen in drei Paragrafen:

§ 347 SGB V für Praxen in der vertragsärztlichen Versorgung, also mit Kassenzulassung
§ 348 SGB V für zugelassene Krankenhäuser
§ 349 SGB V für weitere Berufsgruppen wie Apotheken, Pflege oder Physiotherapie

Was dein Arzt in die ePA hochladen muss

Nach § 347 Abs. 2 SGB V muss die Praxis vier Arten von Daten übertragen:

Daten zu Laborbefunden
Befundberichte aus bildgebender Diagnostik, etwa Röntgen, CT oder MRT
Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen
elektronische Arztbriefe

Hinzu kommen nach § 347 Abs. 1 die Daten der Anwendungsfälle der ePA, etwa zur Medikation, soweit sie in einem standardisierten digitalen Format verarbeitet werden. Bei der Bildgebung geht es um den schriftlichen Bericht, nicht um die Aufnahmen. Wie du an die Bilder kommst, erklärt der Ratgeber Röntgenbilder anfordern.

Krankenhäuser müssen zusätzlich Entlassbriefe einstellen (§ 348 Abs. 3 SGB V). Pflege, Hebammen, Physiotherapie dürfen Daten einstellen und müssen es auf dein Verlangen für die aktuelle Behandlung tun (§ 349 Abs. 2 und 3 SGB V). Apotheken unterstützen bei arzneimittelbezogenen Daten (§ 346 Abs. 2 SGB V). Privatpraxen ohne Kassenzulassung sind von § 347 nicht erfasst.

Die drei Bedingungen der Pflicht

Die Pflicht greift nur, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

Bedingung	Was das heißt	Folge für dich
Aktuelle Behandlung	Nur Daten, die bei deiner jetzigen Behandlung entstehen	Befunde aus früheren Jahren sind nicht erfasst
Elektronisch verarbeitet	Die Praxis hat die Daten selbst erhoben und digital verarbeitet	Papierbefunde und Befunde anderer Praxen fallen heraus
Kein Widerspruch	Du hast der ePA oder dieser Praxis nicht widersprochen	Nach einem Widerspruch darf die Praxis nichts einstellen

Die KBV fasst es für Praxen so zusammen: Hochladen müssen sie nur, was sie selbst erhoben haben, was aus der aktuellen Behandlung stammt und was elektronisch vorliegt. Papier müssen sie nicht einpflegen. Ein Arztbrief, den deine Fachärztin per Post an die Hausarztpraxis schickt, ist deshalb kein elektronischer Arztbrief im Sinne des Gesetzes.

Wo die Praxis Ermessen hat und wann sie ablehnen darf

Für ältere Daten sagt das Gesetz „können“: Praxen dürfen Befunde und Arztbriefe aus vorangegangenen Behandlungen einstellen, wenn sie diese elektronisch verarbeitet haben und es für deine Versorgung für erforderlich halten (§ 347 Abs. 2 SGB V).

Eine Pflicht-Übertragung ablehnen darf die Praxis nur aus engen Gründen (§ 347 Abs. 6 SGB V): erhebliche therapeutische Gründe, erhebliche Rechte Dritter oder gewichtige Anhaltspunkte für eine Gefährdung des Wohls eines Kindes unter 15 Jahren. Die Gründe muss sie dokumentieren.

Außerdem muss die Praxis dich informieren, welche Daten sie einstellt, und deinen Widerspruch dokumentieren (§ 347 Abs. 3 SGB V). Bei sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen muss sie dich vorher ausdrücklich auf dein Widerspruchsrecht hinweisen. Genetische Untersuchungsergebnisse kommen nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung in die Akte (§ 347 Abs. 1 SGB V). Wer danach was sehen kann, erklärt der Ratgeber Zugriffsrechte in der ePA.

Was du zusätzlich verlangen kannst

Weitere Daten aus der aktuellen Behandlung (§ 347 Abs. 4 SGB V). Etwa sonstige Befunde, Impfdokumentation, Mutterpass, Kinderuntersuchungsheft, Zahn-Bonusheft oder die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sofern elektronisch vorhanden.
Elektronische Abschriften deiner Behandlungsakte (§ 347 Abs. 5 SGB V). Der Wortlaut begrenzt das nicht auf die aktuelle Behandlung. Wie weit der Anspruch bei reinen Papierakten reicht, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich.

Beides braucht deine Einwilligung. Für Krankenhäuser gilt dasselbe nach § 348 Abs. 4 und 5 SGB V.

Arzt lädt nichts in die ePA hoch: Was du tun kannst

Leere Akten sind kein Einzelfall. Nach einem Jahr lagen laut gematik gut 100 Millionen Dokumente in rund 73 Millionen Akten (April 2026), rechnerisch etwa 1,4 pro Akte. Unter 1.149 Rückmeldungen an den Verbraucherzentrale Bundesverband finden sich Schilderungen, dass Praxen die ePA nicht nutzen oder relevante Daten nicht hochladen. Wie häufig das insgesamt ist, lässt sich daraus laut vzbv nicht ableiten.

Kurz gesagt: In der ePA-App nachsehen, was fehlt, die Praxis auf das konkrete Dokument ansprechen und die Übertragung nach § 347 Abs. 4 oder 5 SGB V verlangen. Was nach Rechtslage voraussichtlich fehlt, zeigt dir der ePA-Check.

Warum die Lücke trotz Pflicht bleibt, und warum das Schließen Arbeit ist

Die Pflicht erfasst nur Neues, nur Elektronisches und nur Kassenpraxen. Deine Vorgeschichte bleibt draußen. Wer sie vollständig haben will, muss bei den Praxen selbst anfragen. Dein Recht dazu ist eindeutig: Nach § 630g BGB bekommst du eine Kopie deiner Behandlungsakte, die erste kostenlos. In der Praxis heißt das aber:

Jede Praxis einzeln. Die Pflicht jeder Praxis betrifft nur ihre eigenen Daten. Für die Vorgeschichte schreibst du jede Hausarzt-, Facharzt- und Klinikstelle separat an.
Erst herausfinden, wo du warst. Eine vollständige Liste deiner Behandler der letzten Jahre bekommst du verlässlich nur über die Leistungsauskunft deiner Krankenkasse (§ 305 SGB V), ein eigener Antrag mit Wartezeit.
Post, Fax, Identitätsprüfung. Kopien kommen per Post, Fax oder E-Mail, manchmal auf CD. Viele Praxen wollen vorher Ausweis oder Unterschrift sehen.
Nachhaken. Für die Auskunft nach Art. 15 DSGVO gilt in der Regel ein Monat. Kommt nichts, musst du erinnern und eskalieren.
Privatpraxen und Altakten. Privatpraxen und alles vor 2025 erreichst du nur über diese direkte Anfrage. Einen fertigen Brief erstellt der Musterschreiben-Generator.

Was dein Arzt nicht in die ePA lädt, also ältere Befunde und Unterlagen anderer Praxen, fordert anomalie für dich an: nach einer einmaligen Vollmacht zuerst über deine Krankenkasse, um die Praxen zu finden, dann mit einem Schreiben nach § 630g BGB und Art. 15 DSGVO an jede einzelne, mit automatischer Erinnerung nach der Monatsfrist. anomalie ist keine ePA-App.

Empfang einer Arztpraxis mit wartenden Patientinnen und Patienten

anomalie übernimmt das

Du gibst einmal frei. Wir holen deine Befunde, auch die von vor Jahren.

Einmal freigebenDu erteilst in der App eine Vollmacht. Damit darf anomalie deine Unterlagen in deinem Namen anfordern.
Praxen findenanomalie fragt zuerst deine Krankenkasse nach deiner Leistungsübersicht. Daraus ergibt sich, bei welchen Praxen und Kliniken du warst, auch die, an die du dich nicht erinnerst.
Anfragen und dranbleibenJede Praxis bekommt ein Schreiben nach § 630g BGB und Art. 15 DSGVO. Kommt nichts, erinnert anomalie automatisch und besteht auf der Monatsfrist.
Alles an einem OrtAntworten per E-Mail oder Fax landen direkt in deinem Health Profile, Briefe scannst du mit der App. anomalie liest die Werte aus und ordnet sie.

Kein Faxgerät, kein Nachtelefonieren, keine Fristen im Kalender.

Befunde anfordern lassen

Was die ePA insgesamt leistet und wo ihre Grenzen liegen, erklärt unsere Seite zur elektronischen Patientenakte.

Häufige Fragen

Seit wann müssen Ärzte die ePA befüllen?

Seit dem 1. Oktober 2025 sind Praxen und Kliniken bundesweit verpflichtet, die ePA mit den gesetzlich festgelegten Dokumenten aus der Behandlung zu befüllen. Die ePA selbst gibt es für gesetzlich Versicherte schon seit dem 15. Januar 2025.

Muss mein Arzt meine alten Befunde in die ePA hochladen?

Nein. Daten aus früheren Behandlungen darf die Praxis einstellen, wenn sie es für deine Versorgung für erforderlich hält, eine Pflicht gibt es nicht (§ 347 Abs. 2 SGB V). Für alte Papierbefunde gibt es stattdessen einen begrenzten Anspruch gegen deine Krankenkasse, mehr dazu im Ratgeber alte Befunde in die ePA.

Gilt die ePA-Pflicht auch für Privatärzte?

Nein. § 347 SGB V verpflichtet die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer, also Praxen mit Kassenzulassung. Eine reine Privatpraxis kann die ePA nutzen, wenn sie an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist, muss es aber nicht.

Darf mein Arzt sich weigern, einen Befund in die ePA zu stellen?

Nur aus den Gründen, die das Gesetz nennt: erhebliche therapeutische Gründe, erhebliche Rechte Dritter oder gewichtige Anhaltspunkte für eine Gefährdung des Kindeswohls bei unter 15-Jährigen. Die Gründe muss die Praxis in ihrer Dokumentation festhalten. Liegt ein Befund nur auf Papier oder nicht in passender elektronischer Form vor, greift die Pflicht ohnehin nicht.

Was kann ich tun, wenn meine Praxis gar nichts in die ePA lädt?

Sprich die Praxis direkt an, nenne die konkreten Dokumente und verlange die Übertragung nach § 347 Abs. 4 oder 5 SGB V. Unabhängig von der ePA hast du nach § 630g BGB Anspruch auf eine Kopie deiner Behandlungsakte, die erste davon kostenlos.

Quellen

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine ärztliche oder rechtliche Beratung. So arbeitet unsere Redaktion

Muss dein Arzt die ePA befüllen? Pflichten von Praxen und Kliniken